1、会议由办公室统一管理和安排，通过手机和网络方式下达或公布。

2、增强会议的计划性，做好会议的事前、事中和事后工作,做好会议记录。

3、凡未提前通知的临时召开的学院会议，须经院领导审批后，由办公室通知并组织安排。

4、会议要贯彻精简、高效的原则，尽量减少学院层次召开的会议，尽量压缩会议时间，精减会议人员。

5、会议力求务实，事先做好各种准备，须提前将内容提要或相关背景资料送校领导参考，讨论应突出主题，提高会议效率，争取开短会。

6、出席会议的人员必须按时到会，不得无故缺席或迟到。相关工作人员因故不能参加会议时，应提前告知会议主持人并进行请假。

7、会议期间不得打电话或接电话，会外人员不得进入会场找人或交谈。参加会议的人员必须做好记录，待会后及时贯彻执行。

8、会议内容未经学院领导同意，不得私自外传。